Capítulo I Generalidades
Artículo 1. Objetivo.
Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido por la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario número 1377 de 2013, a continuación, se pone en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales contenidos en Bases de Datos de ROOFTEN S.A.S., en adelante ROOFTEN, los diversos aspectos que componen la Política de Tratamiento de datos de la Compañía (“Términos de Uso”).
Artículo 2. Responsable y encargado del tratamiento.
Nombre del Responsable: ROOFTEN S.A.S.
Artículo 3. Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y finalidad.
La información que se recolecta y almacena de los accionistas, clientes, proveedores, candidatos, empleados y cualquier otra persona natural o jurídica que tenga contacto con ROOFTEN, dependiendo de la relación que el titular tenga con la empresa, la información que se recopila o almacena puede incluir lo siguiente:
- Datos generales: Tales como nombres, apellidos, fecha de nacimiento, número y tipo de identificación, edad, estado civil, dirección, teléfono fijo, teléfono móvil, correo electrónico, comentarios, lugar de trabajo, cargo y nivel.
- Datos particulares: Según el tipo de vinculación: hoja de vida, información laboral, información académica, información financiera, nacionalidad; y todos los demás datos relacionados con la calidad de accionistas, inversionistas, empleados o proveedores, según aplique.
- Datos sensibles: datos biométricos y registros fotográficos.
Capítulo II Tratamiento de Datos Sensibles
Artículo 4.
ROOFTEN, no recolectará, incorporará ni almacenará datos sensibles de las personas, a menos que exista una autorización previa del titular de la información.
Artículo 5.
Solo se solicitará la autorización mencionada cuando sea necesaria y proporcional para la ejecución de la relación con el titular, siempre y cuando la Ley exija o permita acceder a información sensible de este.
Artículo 6.
La autorización para el tratamiento de los datos sensibles se solicitará previa a la incorporación de los mismos, y en esta se señalará la finalidad para la cual se incorporan. Además, se precisará que la respuesta a las preguntas sobre datos sensibles es facultativa y se indicarán los demás elementos descritos en la presente política para la obtención de la autorización para el tratamiento de la información.
Artículo 7.
No podrá realizarse tratamiento de datos sensibles para fines distintos de los autorizados por el titular.
Capítulo III Finalidad con la que se hace tratamiento de la información personal de los titulares
Artículo 8.
Solo se recolectará los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para los fines autorizados e informados al titular y aquellos señalados en la presente política, siempre que el tratamiento obedezca a un fin legítimo y sea proporcional de acuerdo con la relación sostenida con el titular.
Artículo 9. Tratamiento de datos personales de los clientes.
Los datos personales de los clientes que sean recolectados, serán utilizados con el fin de seleccionar, evaluar y ejecutar la relación contractual que pueda llegar a surgir entre las partes, buscando un mayor conocimiento del proveedor y cliente, un mejor manejo de la información para la toma de decisiones, transparencia en las relaciones, y efectividad y eficiencia en los procesos y con las siguientes finalidades:
- Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con ROOFTEN respecto de los servicios ofrecidos por ella que haya o no adquirido o, respecto de cualquier relación de negocios subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales o administrativas.
- Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), realizar análisis de riesgo, efectuar encuestas de satisfacción respecto de los servicios de la empresa, así como sus aliados comerciales.
- Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la fuerza comercial y/o red de distribución, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual la empresa posea un vínculo contractual de cualquier índole.
- Dar a conocer, transferir y/o trasmitir mis datos personales dentro y fuera del país, a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera.
- Realizar a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, programación y prestación de servicios, venta, compra, facturación, gestión de cartera, seguimiento al desempeño del servicio, recaudo, inteligencia de negocios, actividades de mercadeo, promoción o publicidad, mejoramiento del servicio, seguimiento al recaudo, verificación, consulta y control, habilitación de medios de pago así como cualquier otra relacionada con nuestros servicios actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y del objeto social de la empresa.
- Para el envío y recepción de mercancías o material publicitario de acuerdo a los requerimientos de las funciones demandadas y sostenibilidad de los negocios de la compañía.
- Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades.
Artículo 10. Tratamiento de datos personales de los empleados.
El tratamiento de los datos personales de los empleados de ROOFTEN, se sujetará a lo establecido en la presente política y solo podrán ser utilizados en cumplimiento de la normatividad laboral vigente, para el correcto desarrollo de las obligaciones derivadas del contrato laboral celebrado entre las partes, o en los eventos en que se cuente con la autorización expresa del titular y con las siguientes finalidades:
- Permitir el ejercicio de sus derechos como empleado, establecidos en el Código Sustantivo del Trabajo y en las demás normas aplicables a la materia;
- Enviar información de la empresa, incluyendo invitaciones a eventos, boletines trimestrales (presentación de resultados), informe anual, y aquellas comunicaciones relacionadas con las actividades que adelanta ROOFTEN.
- Emitir certificaciones relativas a su condición de empleado, tales como certificados de ingresos y retenciones, constancias laborales, entre otros.
- Compartir información con proveedores y clientes con los que se desarrolle actividades en cumplimiento de su objeto social, con las limitaciones y las reglas establecidas por ROOFTEN.
Artículo 11. Tratamiento de datos personales de los candidatos.
Los datos suministrados por los interesados en las vacantes y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la relacionada con su participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido, una vez recolectada la información del candidato la misma será devuelta a este o destruida una vez finalice su proceso de selección, sea o no que quede seleccionado para ocupar el cargo.
Artículo 12. Tratamiento de datos personales de los trabajadores retirados.
Los datos correspondientes a personas cuya relación laboral ha finalizado, se continuarán almacenando para los fines autorizados y bajo las mismas condiciones y niveles de seguridad, de conformidad con lo señalado por el Decreto 1072 de 2015, en su artículo 2.2.4.6.13.
Artículo 13. Tratamiento de datos personales Proveedores.
El tratamiento de los datos personales de los proveedores, persona natural y/o titular de ROOFTEN, se sujetará a lo establecido en la presente política, y solo podrán ser utilizados en cumplimiento a lo contractualmente establecido, para el correcto desarrollo de las obligaciones derivadas del contrato comercial celebrado entre las partes, o en los eventos en que se cuente con la autorización expresa del titular.
- Realizar análisis, evaluaciones y selección de proveedores y/o contratistas potenciales.
- Comunicación de nuestras políticas y procedimientos para la vinculación de proveedores.
- Análisis de información sobre calidad y niveles de servicio recibidos de los proveedores. Cumplimiento legal en materia fiscal, de aduanas y comercial con entidades administrativas y judiciales.
- Iniciar acuerdos de negocio para adquirir bienes o servicios Control y pagos por los bienes y servicios recibidos.
- Labores de monitoreo, control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores.
- Consultas, auditorias y revisiones derivadas de los acuerdos con los proveedores y/o contratistas.
- Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades.
Algunas de estas labores se realizan en cumplimiento de un deber legal y contractual y por tanto el tratamiento de datos personales se entiende incluido en las mismas.
Artículo 14. Tratamiento de datos personales de los accionistas.
Los datos e información de las personas naturales que tengan la condición de accionistas, se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y está sujeta a una protección especial por disposición legal. No obstante, la información será revelada por disposición judicial, en los casos establecidos por las normas que regulan el mercado público de valores o en los eventos en que se cuente con la autorización expresa del titular y para las siguientes finalidades:
- Permitir el ejercicio de los derechos derivados de la calidad de accionista o inversionista, facilitando que estos puedan ejercer los derechos políticos y económicos establecidos en el Código de Comercio, en el Decreto 2555 de 2010, y en las demás normas aplicables a la materia.
- Enviar información de ROOFTEN, incluyendo invitaciones a eventos, boletines trimestrales (presentación de resultados), informe anual, y aquellas comunicaciones relacionadas con las actividades que adelanta la empresa.
- Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la empresa, tales como certificados de renta, de participación accionaria, entre otros.
- Compartir información con proveedores con los que se desarrolle actividades en cumplimiento de su objeto social, con las limitaciones y las reglas establecidas.
- Dar cumplimiento a órdenes judiciales.
Capítulo IV Derechos que le asisten como titular
Artículo 15.
Sin perjuicio de los demás derechos consagrados en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que las aclaren, modifiquen, reglamenten o adicionen, los Titulares tienen derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a ROOFTEN en su condición de Responsable del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la Autorización otorgada a ROOFTEN salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
- Ser informado por ROOFTEN, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la Autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Capítulo V Mecanismos para ejercer los derechos que le asisten como titular
Artículo 16.
Sus derechos son conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. El oficial de tratamiento de datos, es la figura ante la cual los Titulares podrán elevar sus solicitudes para que ROOFTEN, como responsable del Tratamiento, adelante las acciones necesarias para el ejercicio de los derechos del Titular, de acuerdo a lo descrito en el manual de tratamiento de datos personales.
Artículo 17. Canales de atención de consultas y reclamos.
Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el Titular o sus causahabientes pueden utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación:
Nombre del responsable: ROOFTEN S.A.S.
Correo electrónico: trippingadv@gmail.com
Artículo 18. Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información.
La Política de Tratamiento de la información de ROOFTEN entró en vigencia a partir del 01 de enero de 2019.
Poste transversal
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